Immersion dans les coulisses du service Familles

Intégré au Pôle Éducation, le service Familles, est composé de deux personnes : un responsable et un adjoint administratif. Ce service est le principal point de contact pour les parents d'enfants en âge de se rendre à l’école. Il joue un rôle essentiel en tant qu'interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives aux inscriptions scolaires et aux activités périscolaires des enfants.

Le quotidien du service Familles

L’équipe s’occupe de la gestion des inscriptions scolaires entre fin mars et début avril. Elle enregistre également les inscriptions à la cantine et aux activités périscolaires (matins, soirs, mercredis et vacances scolaires), tout comme leur annulation et leur facturation. Quant à la partie suivie des présences des enfants, les membres du service Familles assurent le pointage des présences pour la facturation et l’encaissement, en collaboration avec les agents sur le terrain (ASTEM et animateurs). Enfin, pour les tout-petits du service Enfance, le service Familles gère toute la partie administrative. Alors que pour le service Jeunesse, il se charge uniquement de la facturation, laissant le reste de l’administratif au responsable et à l’animateur de ce service.

Le service Familles travaille en étroite collaboration avec les autres services du Pôle Éducation et de la restauration scolaire, ainsi qu’avec les écoles pour tenir les familles informées sur divers sujets concernant les enfants. Les parents peuvent contacter ce service pour toute question relative aux inscriptions, réservations, facturations et autres informations spécifiques aux enfants.

Leur travail est important et a un impact sur les autres services municipaux, car tout découle de la gestion des inscriptions, de la vérification des présences et de la facturation.

L’Espace Citoyens

Toutes les inscriptions passent par le portail "Espace Citoyens". Les parents peuvent y créer leur compte familial, ajouter leurs enfants et préciser des informations de santé importantes (habitudes alimentaires, allergies, PAI, soucis de santé majeurs). Cette fonctionnalité est essentielle pour que les agents scolaires puissent adapter les repas et gérer correctement les enfants en cas de problème.
Sur l'Espace Citoyens, les parents ont accès au dossier administratif avec les documents à fournir qui permet au service Familles de gérer l'inscription scolaire le cas échéant, et qui donne également la possibilité aux parents d'inscrire et de gérer les réservations aux activités municipales.
Ils peuvent également déclarer et gérer les absences de leurs enfants, ainsi que signaler un changement d’adresse ou de situation.
De plus, l’équipe actualise régulièrement l’Espace Citoyens avec des informations et des actualités, et envoie des mailings pour informer les parents sur divers sujets tels que les vacances, les grèves, les factures et les dates d’inscription.
L’équipe du service Familles est disponible pour aider les parents à utiliser l’Espace Citoyens, que ce soit via le portail internet ou l'application mobile. Un tutoriel est disponible sur demande, et des rendez-vous peuvent être pris pour une assistance plus approfondie.

Contact :
Mail : familles@saint-genis-pouilly.fr
Téléphone : 04.50.20.52.87